Bénévoles

Nouveaux bénévoles

S'il s'agit de votre première visite, veuillez lire la présentation générale qui suit, puis visiter la section Recherche de Bénévoles.

En tant que nouveau bénévole, nous vous invitons à regarder les différents projets pour identifier celui qui vous intéresse le plus et vous assurer que votre expérience avec la PEOI sera productive et gratifiante. Une fois décidé quel projet mérite un peu de votre temps et de votre énergie, vous devez vous "enregistrer". Les tâches confiées dépendant de votre profil, certaines informations vous seront demandées lors de l'enregistrement. Comme indiqué dans les règles de confidentialité, ces informations ne sont jamais divulguées à des tiers, et seules les informations utiles aux autres utilisateurs seront montrées dans le profil.

Il y a 7 communautés au sein de la PEOI : étudiants, employeurs, établissements partenaires, professeurs, personnel, administrateurs et bienfaiteurs. Les bénévoles s'enregistrent normalement comme professeur (ceci incluant auteurs, rédacteurs, relecteurs et traducteurs), membre du personnel ou administrateur. A l'intérieur de chaque catégorie, il existe différentes activités. Certaines tâches nécessitent des qualifications particulières, précisées dans la description du projet et dans la procédure de sélection de la tâche. Les bénévoles doivent s'enregistrer avec les bonnes qualifications pour pouvoir ensuite accomplir certaines tâches. Notez que l'enregistrement ne sera effectif qu'après sa vérification. Pour certaines activités, il est nécessaire de fournir des références ou un CV.

Un bénévole enregistré doit se connecter pour pouvoir utiliser les procédures PEOI. Souvenez-vous qu'il existe différentes catégories d'enregistrement et que vous devez vous connecter en précisant le type d'utilisateur adéquat. Certains bénévoles peuvent avoir besoin de plusieurs enregistrements pour être actifs dans différents projets. Comme indiqué sur la page de connexion, l'échec de 3 tentatives de connexion consécutives provoque le blocage du compte. Si vous avez des difficultés pour vous connecter (ou avec n'importe quelle procédure), veuillez contacter le webmaster figurant dans la liste des personnes de contact.

Plateforme de gestion des bénévoles PEOI

Découvrons la plateforme de gestion des bénévoles PEOI. Cette page s'ouvre dès qu'un bénévole enregistré se connecte. Il s'agit d'un environnement tout à fait différent de ce que les étudiants et les visiteurs voient du site PEOI. Il a été créé pour donner accès au grand nombre de procédures utilisées on-line pour accomplir les différentes tâches. De plus, la plateforme aide les bénévoles à savoir ce qui doit être fait, où et quand, et fournit aux coordinateurs un suivi de ce qui est fait et de ce qui ne l'est pas. Toute institution qui, comme la PEOI, compte sur des bénévoles devient ingérable pour ses administrateurs une fois que le nombre de bénévoles atteint plusieurs centaines.

La page initiale et centrale de la plateforme de gestion des bénévoles est "Mon Compte". Elle se compose de 6 parties :
- "Mon inscription" qui permet au bénévole de modifier des informations concernant son inscription.
- "Mon profil" qui est aussi vu par n'importe quelle autre personne inscrite.
- "Mon travail" qui montre les tâches choisies et le travail accompli par un bénévole PEOI.
- "Mon choix de tâches" qui montre la liste des tâches disponibles pour un bénévole en fonction de la langue, des compétences et du groupe choisis lors de l'inscription.
- "Mon groupe" qui montre le nom, l'adresse e-mail et le profil de tous les membres de l'équipe du bénévole.
- "Ma discussion" qui ouvre la discussion du groupe auquel appartient le bénévole, et permet de poster et d'envoyer des messages à tout le groupe.
Bientôt, il y aura une nouvelle division pour "Mes commentaires".

Depuis la position centrale "Mon compte", la plateforme de gestion des bénévoles donne accès à environ 70 procédures pour proposer, créer, éditer et effacer tout le contenu présent sur le site. Les procédures sont regroupées en sections correspondant aux principales fonctions associées aux étudiants, professeurs, auteurs, établissements partenaires, employeurs, bienfaiteurs, lbénévoles eux-mêmes, administrateurs et le site web.

Choix des tâches

Une des procédures qui sert le plus souvent aux bénévoles est "Mon choix de tâches". Quand vous lancez la procédure, elle montre d'abord les tâches corespondant aux données de l'inscription. Elle montre aussi un certain nombre de critères qui permettent de sélectionner un type particulier de tâches dans la base de données. La liste de tâches se met à jour dès que l'utilisateur choisit un critère. Par exemple, on peut visualiser uniquement les tâches d'une activité, pour un type de qualification, un type de projet ou une langue de traduction donnés. (Remarque : le paramètre "langue de travail" s'applique au contenu du cours, pas à la langue de fonctionnement de la procédure.)

Les tâches qui n'ont pas encore été choisies ou accomplies apparaîssent avec un bouton "Choisir". Un bénévole peut cliquer sur ce bouton pour se voir assigner cette tâche. Dans ce cas, la procédure estime une date limite en fonction de l'ampleur du travail et des horaires suivants : une semaine pour des travaux de moins de 5 heures et une semaine supplémentaire pour chaque tranche de 5 heures. Un bénévole peut choisir une autre date limite en cliquant sur le numéro de tâche dans la colonne de gauche. Une description apparaît, reprenant la nature du projet et la liste complète des informations sur la tâche. Une nouvelle date limite peut alors être saisie et validée par le bouton "Choisir". Cette page comporte également un bouton "Aller travailler la tâche" qui permet d'accéder directement au travail à réaliser.

Activité la plus courante à la PEOI

La majeure partie du travail bénévole consiste à écrire, relire ou traduire le contenu des cours. Cela se fait avec les procédures "Editer Texte HTML", "Editer Cas" et "Editer Questions". Pour chacune de ces procédures, l'écran comporte 5 composants :
- choix de la langue, du cours, du chapitre, et de la section, du cas ou de la question;
- une zone d'édition de texte avec le contenu à travailler et les boutons nécessaires (par exemple "Sauver");
- une prévisualisation du contenu;
- un planning indiquant qui a déjà travaillé les différents chapitres et sections du cours, et ce qui reste à faire;
- des explications sur l'utilisation de la procédure.
De plus, de courtes lignes de texte (en petits caractères) peuvent indiquer le nom exact du fichier ouvert, sa date de sauvegarde, une liste de ceux qui ont travaillé sur son contenu, et d'autres informations parfois utiles du même genre. Sur le planning du travail réalisé, un code de couleur montre l'état d'avancement pour chaque section de chapitre: à faire (vert clair ou jaune), assigné (rose), travaillé (gris), terminé (bleu) et vérifié (noir). Le même code de couleur est utilisé dans "Mon choix de tâches".

Comme on peut le voir dans la descritpion des procédures, la plupart des tâches à la PEOI impliquent la manipulation de pages HTML. Les bénévoles n'ont pas besoin de connaître le HTML et doivent laisser les balises HTML telles qu'elles sont. Seul le texte entre les balises doit être touché. Ceci ne s'applique toutefois pas aux bénévoles qui ajoutent de nouveaux contenus à un cours. Mais dans ce cas, seules les balises

et

sont nécessaires, respectivement en début et en fin de paragraphe. Avant de coller du texte dans la zone d'édition, il est important de se souvenir que le texte doit être au format "texte avec sauts de lignes" pour éviter des caractères de formattage cachés qui poseraient problème lors de l'interprétation par les procédures PEOI.

SÉLECTIONNER UNE TÂCHE N'EST PAS NÉCESSAIRE POUR ACCOMPLIR LE TRAVAIL. En effet, lister les tâches et permettre aux bénévoles d'en sélectionner dans "Mon choix de tâches" est offert comme une simple commodité, et un outil utile aux coordinateurs. Mais tous les travaux à la PEOI peuvent être réalisés sans sélectionner de tâche. En fait, nous recommandons aux nouveaux bénévoles de regarder la(les) procédure(s) avant de commencer à travailler afin de se faire une idée de ce que cela représentera (et au besoin de poser les questions nécessaires au coordinateur, à d'autres membres ou au webmaster). De plus, le planning du travail effectué, qui apparaît dans toutes les procédures, permet de voir ce qu'il reste à faire.

Activité de coordinateur

Les coordinateurs devraient également trouver utile la procédure "Mon choix de tâches" car toutes les tâches sous sa supervision peuvent être listées montrant chaque tâche comme vérifiée, terminée, en cours, assignée avec date limite ou ouverte. Cela devrait aider les coordinateurs à orienter les nouveaux bénévoles vers les tâches adéquates.

La procédure "Créer Projet" est réservée aux coordinateurs. Les autres membres ne voient qu'une liste de projets et des informations à leur sujet..Un coordinateur peut modifier ou créer des projets, ainsi que rédiger la description d'un projet qui apparaîtra dans sa page de description. Il existe différents types de projets et donc différentes tâches que le coordinateur pourra assigner aux bénévoles. Pour chaque type de projet, un certain nombre de paramètres doivent être spécifiés, comme :
- les qualifications requises,
- le type d'activité,
- le domaine d'études (si nécessaire),
- un lien vers les explications (s'il y en a),
- le nombre d'heures de travail (s'il peut être évalué, sinon en continu),
- la langue de rédaction (si nécéssaire), et/ou
- la lngue depuis lqauelle il doit être traduit (si applicable).
Un nombre quelconque de tâches peut être associé au projet et chacune d'entre elles peut être créée ou modifiée par un coordinateur.

Pour certains types de projets comme la traduction d'un cours ou l'écriture d'un nouveau cours, la procédure "Créer Projet" génère un ensemble générique de tâches. Il appartient au coordinateur de modifier ces tâches comme il ou elle le juge approprié.

La procédure "Créer Projet" donne également accès à deux autres procédures réservées aux coordinateurs. La première permet de créer ou de modifier des types de projets. Cela déterminera par exemple les paramètres qui seront nécessaires pour les tâches de ce type de projet. Les types de projets pourront porter un nom dans chaque langue de fonctionnement de la PEOI. Le système permet l'ajout de nouvelles langues dans l'avenir. La seconde permet à un coordinateur de modifier ou de créer de nouvelles tâches.

Rendre le système aussi bon que possible

Ce système de gestion des bénévoles est maintenant opérationnel. Des fonctionnalités supplémentaires seront ajoutées au fur et à mesure que les bénévoles apporteront leurs idées d'amélioration. Pendant ce processus, une liste des problèmes identifiés sera postée ici. La PEOI a pour objectif de perfectionner ce système de gestion des bénévoles afin d'en faire bénéficier comme freeware à d'autres organisations dépendant comme nous de bénévoles. Votre aide est donc demandée. N'hésitez surtout pas à nous faire part de vos recommandations, idées et en particulier d'informations détaillées sur les problèmes que vous pourriez rencontrer. Merci d'avance.

Liste des problèmes identifiés du système de gestion des bénévoles :
- rédiger des explications plus claires sur l'utilisation des procédures,
- ajouter des explications dans les procédures elles mêmes,
- des tâches restent encore à créer,
- tous les projets ne sont pas encore opérationnels,
- le système ne fonctionne pour l'instant qu'en anglais.

La PEOI est entièrement gérée par des bénévoles. Ne voulez-vous pas nous rejoindre et nous aider?

Pour toute suggestion ou information détaillée sur le bénénolat, veuillez écrire un message, en indiquant le travail qui vous intéresse et en joignant un CV, au coordinateur ou à la personne adéquate.